今更知らないとは言えない!!オンラインミーティングのコツとは?

今更知らないとは言えない!!オンラインミーティングのコツとは?

近年、会議室にメンバー全員を集めてのミーティング形態に変化が起きつつあります。例えばGoogleでは、会議の約半分をオンラインでのビデオ通信により行っていることは有名な話です。

更に現在、新型コロナウィルスによる影響により、会議室に集うどころか出勤すらもできない状況にあります。

この様な中、多くの経営者やビジネスパーソンにとって、オンラインミーティングは欠かせないものとなっています。

しかし、対面での会議と異なり

会議の雰囲気が掴みにくい

話が進みづらい

接続にてこずってしまう

一方通行になってしまう

などといったことが原因となってしまい、生産的な会議ができないとの声をよく聞きます。

そこで今回は、生産的なオンラインミーティングのためのコツを段階に分けてご紹介いたします!

 

 

―個人の間で行う準備

オンラインミーティングには準備がつきものです。そこでまず、個々人の間で必ず必要な準備物や環境についてチェックしていきましょう。

 

準備物

PCやタブレットなどを通して行うオンラインミーティングでは、ある程度の周辺機器が必要不可欠です。主に以下の3つは、必ず必要でしょう。

イヤホン

マイク(イヤホンに内蔵されているものでOK)

ウェブカメラ(スクリーン内蔵型のものでOK)

+αでメモと筆記用具、またはメモのできるソフトを開けば完璧です。

 

環境のチェック

オンラインミーティングを行うためには、参加者それぞれが自身の環境へ配慮を行っておくことも重要となってきます。

当然ですが、通信環境を整えておかなければなりません。意外と、通信環境の確認ができていない人がミーティングに参加することも多く、話している最中に通信が途絶えるなどしてしまっては効率的とは言えません。

加えて、ミーティングに参加する場所もしっかりと考える必要があります。雑音が入ったり、あまり大きな声の出せない場所で行うことは、他の参加者にも避けるよう促しておきましょう

 

カメラへの映り方

後程、ビデオをオンにしておくことの大切さについて述べますが、まずはビデオに自身がしっかりと映るようにしましょう。きれいにカメラに映ることは、雰囲気が伝わりにくいオンラインミーティングだからこそ、大切にしなければなりません。

まず、自身の顔の対面かつカメラに映らない場所にライトなどの光源をセットしましょう。これだけで顔がかなり明るく映るようになるので、好印象に感じられるようになります。

続いて、背筋を伸ばし顎を引いた状態を意識しましょう。こうすることで、自身の印象が良くなるだけでなく、自身の姿勢改善にもちゃっかり繋がります。

 

 

―内容や進行についての準備

ここまで、オンラインミーティングまでに個人が行っておく準備について見ていきましたが、次はオンラインでの会議に限らず一般的な会議でも必要な、内容や進行についての準備について確認していきましょう。

 

会議の目的の確認

時に会議は時間の浪費につながってしまい、生産的であるとは言えない時があります。その主な原因の1つが、会議の目的が明確化されていないことにあります。

様々な場面で、会議の実施が提案されるかもしれませんが、それが果たしてわざわざ人が集まって話さないといけないことなのか見直すことは重要です。あるデータからは、無駄による損失は15億円とも言われています。必要のない会議は行わないように心がけることも、ビジネスパーソンにとって大切です。

しっかり検討したうえでもやっぱり必要!と思った時は、会議を行う目的を言語化しておきましょう。言語化しておくことで、他のメンバーに共有しやすくなり、会議でのエンゲージメント率も伸びます。

 

ゴールの確認

目的が決まれば、次はその目的を達成するためのゴールを設定しましょう。会議のゴールとは、会議が終わった時点でどのような状態になっていたいかということを指します。

ゴールを明確にしておくことで、そのミーティングで“何を”“どこまで”話さなければいけないのかがはっきりします。そうすると、話が横道にそれたり長々と続いてしまったりすることなくミーティングを行うことができます。

 

各議題と時間設定

ゴールが決まれば、そのゴールに向かうために話さなければならない議題を設定しておきましょう。

ポイントは、ゴールからの逆算です。○○を決めるには△△を決める必要がありそのためには…といった形で議題を正確にして可視化しておきましょう。

そして議題が決まれば、各議題にかける時間を決めておきます。議題に時間設定をするなんて!と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、時間を決めなければダラダラしてしまうだけではなく、集中力に低下が見られてしまい、生産的なミーティングとは程遠くなってしまいます。

ただ、もし時間を過ぎてしまう場合は、時間の設定が短かったか、あるいはそもそも議題がずれていた可能性が高いということは頭に入れておくべきでしょう。

 

議題と資料の共有

ここまで決まれば、必要最低限の資料と一緒に、議題をメンバーに確認してもらうように

しましょう。事前に共有が済んでいるのといないのとでは、会議の効率に大きな差が出ます。

 

会議責任者の決定

会議は次の行動に繋がらなければ全く無意味に終わります。そこで、次の行動に関する責任者を決めておくことで、ミーティング後もスムーズに事が進むようになります。

更に、責任者が会議における最終的な判断をおこなうように決めておくことで、ちょっとしたことで会議が足踏み状態になることを防ぎます。

 

役割の設定

ミーティング参加者に役割を与えることによって、各々のモチベーションの公寿に繋がることから、活発な議論を生むことができるときがあります。

最も重要な役割は、ファシリテーターでしょう。ファシリテーターは、会議の進行役であり、司会などと呼ばれます。

オンラインミーティング特に、話を参加者にどんどん振っていくことや、話が横道にされないよう議論をその都度まとめる必要があります。

タイムキーパーも重要です。時間設定を設けることの重要性は前にも述べましたが、その点でタイムキーパーは必要となってきます。ファシリテーターの人が兼ねることもあります。

他にも、議事録を取る議事録係や、相槌を積極的に行う「相槌係」もオンラインの場では欠かせません。

 

 

―ミーティング開始直前と開始直後

ミーティングの開始直前や直後にも、心掛けることはいくつか存在します。ここでは、ミーティング直前や直後の動きを見ていきましょう。

 

開始の10分から5分前には参加可能にしておく

慣れない形式にあたふたしてしまい、参加が遅れたり、ミーティングルームの開設が間に合わなくなってしまうことはよくあることです。

誰一人ストレスを感じないようなミーティングを目指して、早めに参加、またはルームを開くことで接続テストや音声のチェックを行っておきましょう。

 

参加者の確認

顔が見えにくいミーティングでは、参加者の確認は必須です。誰が参加しているか不安に感じる前に、必ず参加者を確認するようにしましょう。

 

チェックインタイム

開始時間になってすぐに本題に入ると、なかなか話しづらいときがあります。そのようなときには、チェックインタイムという時間を取りましょう。

チェックインタイムとは、軽い雑談やアイスブレイクを行う時間のことで、活発な議論を目指した話しやすい雰囲気づくりの形成に役立ちます。

例えば、「1人1分で今日あった幸せな出来事について語ってもらう」といったことを行ってみましょう。

 

 

―ミーティング中の注意点

さて次に、ミーティングが実際に行われている際に気を付けるべきことを見ていきましょう。

 

ビデオをオンに

オンラインミーティングでは、必ずビデオをオンにしておきましょう。当たり前だと感じてしまう人も多いかもしれませんが、かなり重要なポイントとなっています。

ただでさえ、雰囲気が感じ取りにくいオンライン上での齟齬を軽減したり、相槌やサインを行ってもらうことで自信をもって話しやすくなったりと、効果は大きいのです。

 

マイクは発言時以外ミュート(消音)に

マイクは皆さんが思っているよりも音を拾ってしまいます。呼吸音や換気扇などの音など、普段の会議なら聞こえないような雑音が発言の声にかぶってしまうと大変です。

3人程度では構いませんが5人以上のミーティングで、参加者全員の雑音が聞こえてくるとかなりのストレスになります。

そのようなストレスを抱えさせないためにも、必ず発言者以外はマイクを切っておきましょう。

 

発言は簡潔に

対面式ではないからこそ、話が伝わり辛く誤解を生むことが多くなってしまいます。特に、長々とした意見は、快適な会議運営の上で障壁となります。

そこで、簡潔な意見表示を心がけましょう。一度に複数の要素について述べることを避けつつ、それでも長くなってしまう場合は、所々に他のメンバーへの確認を入れるようにしましょう。

 

議事録はその場で同時に

会議ではオンラインではなくとも、話がずれていってしまうことは多々あります。そこで、議事録は会議の進行と同時に取るようにしましょう。

そして、ミーティングアプリケーションの機能である「画面共有」を用いながら、議事録を全体が確認しながら議論が行えるようにしましょう。画面共有ができなければ、Googleドキュメント上に議事録をとりながら共有を行うこともできます。

 

質問や意見は打ち込む

様々な人が意見を述べていく場では、直接話すのではなく、チャット機能を用いて質問や意見を出すことも重要です。時には、チャット機能で補えない内容を言葉で説明することは必要にはなりますが、話し合いが効率化されることは間違いないでしょう。

 

 

―ミーティングおわりにすること

 

内容をまとめる

ファシリテーターは、ミーティングの最後に、今日の決定事項、今後の動き、今回の責任者の確認などを行うようにしましょう。これだけで、メンバーの会議に対する理解度が上がります。

 

議事録の共有

会議が終わればすぐに議事録を共有し、確認するようにしましょう。初めから会議の一連の流れを抑えることで、今後のスムーズな動きにもつながります。

 

 

―オンラインミーティンのコツまとめ

今回は、オンラインミーティングを上手く行うためのコツを紹介してきました。こうしてみると、気を付けるべきポイントはたくさんありますが、全てシンプルで当たり前なことが特徴的でしたね。

新型コロナによる影響を受けて、今後はオンラインミーティングもより一般的になるでしょう。そのためにも、今のうちから積極的に取り組んでおけば心配ありません。

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