「紙・ハンコ社会」から脱却!完全テレワーク支援サービス

「紙・ハンコ社会」から脱却!完全テレワーク支援サービス

新型コロナウイルスの全世界的な感染拡大の影響で、全国に緊急事態宣言が発令されてから1週間以上が経過しました。今もなお政府から時差出勤やテレワークが奨励されていますが、現状はまだまだ通勤されている方が多いようです。そこで今回は経営者の方向けに、少しでも従業員の出社の回数を減らし、テレワークの導入による完全なリモート化をスムーズに進めることができる体制を整えるためのサービスを紹介します。

 

1. なぜ出勤する人の数は減らない?

緊急事態宣言が発令されて以降各企業で新たな働き方の導入が進む一方で、いまだに出勤する人の数が以前と比べてそれほど変わっていない理由は一体何なのでしょうか。

一般社団法人日本CFO協会の調査によると、2月から3月にテレワークを奨励または実施した企業の経理財務幹部で「テレワーク実施中に出社する必要が発生した」という回答は41%にのぼりました。その主な出社理由としては、「紙の書類の処理が必要だったから」「銀行対応のためやむを得なかったから」などが挙げられています。

実際、証憑書類や請求書、印刷物はまだまだ紙の書類として扱われているケースが多く、押印手続きなどは出社しなければ行うことができないのが現状です。テレワークの取り組みは広がったとは言え、自宅ではどうしても対応できない業務が多いことが明らかになっています。

 

2. AIが管理部門のテレワークをサポート!

以上のような現状の中でまず一つ目の大きな問題として、テレワークを完全には実施できていない企業からは、請求書や証憑書類などの紙の書類をまだデジタル化できていないという回答が77%と最も多く寄せられました。実はテレワークを既に実施している企業の中でも紙の書類のデジタル化に対応できている企業はいまだ36%にとどまっており、紙文化から一刻も早く脱却することが課題となっています。

このような情勢をふまえて、人口知能(AI)によるサービスの開発を行うネットスマイル株式会社は、大量の書類を読み取りデータ化するAI-OCRサービス「AIスキャンロボ®」を60日間無償で提供するキャンペーンを開始しています。

―「AIスキャンロボ®」とは

ネットスマイル株式会社の「AIスキャンロボ®」とは、AIを活用した文字認識技術(OCR,Optical Character Recognition)のサービスです。従来の一般的なAI-OCR(文字認識技術を搭載した人工知能)では1行に1データという形式の書類は読み込むことができましたが、2つ以上の列に分けて文字や図などが配列されている多段組のような、複雑な形式の請求書等の帳票には対応できていませんでした。しかし「AIスキャンロボ®」は、複雑な形式の帳票を読み込める機能*を搭載しており、主に企業の管理部門で使用される多種類の複雑な帳票のデータ化を可能にしています。
(*現在特許出願中です。)

 

―「AIスキャンロボ®」の無償提供について

ネットスマイル株式会社では、テレワークの実施を阻む原因となってしまっている紙文化からの脱却をサポートするため、「AIスキャンロボ®」を60日間無償で提供しています。AI-OCRによって請求書などの紙の書類をデータ化することで、在宅勤務のスムーズな導入を支援します。

・受付期間:2020年4月22日(水)~5月31日(日)
※今後の状況により終了時期は延長となる場合があります。
・提供サービス:AIスキャンロボ®
・提供条件:サービス利用開始日から60日間無償提供

▽お問い合わせ先▽
本件の詳細に関しては、以下のホームページよりお問い合わせください。
「AIスキャンロボ®」webサイト:https://aiocr.ai/
担当:ネットスマイル株式会社 白川/中村

<会社概要>
社  名    ネットスマイル株式会社
所 在 地    〒113-0034 東京都文京区湯島4丁目1-11
代 表 者    代表取締役 齊藤 福光
事業内容 ・人工知能、機械学習シミュレーションプログラムの開発・サポート
・RPA、業務自動化、自然言語処理、チャットボット、投資向けAI
・コンピュータシミュレーションプログラムの開発・サポート
・数理科学、技術計算、データ解析プログラムの開発・サポート

 

3. クラウド捺印サービス「パソコン決裁Cloud」の無料開放

新型コロナウイルスの感染リスク対策としてのテレワークを妨げるもう一つの大きな問題が、「印鑑」の存在です。ビジネスにおいては、承認を担保する「捺印」は欠かせません。実際、「感染を防ぐために通勤を避けたいけれども、稟議や経費精算の申請・承認を書類と印鑑を使用して行わなければならないため出勤するしかない」という声が多数あげられています。

そのような中、シヤチハタ株式会社では業務上必要となる稟議書などへの物理的な印鑑を使った決裁に代わって、場所を選ばず決裁・捺印手続きが可能なクラウドサービス「パソコン決裁Cloud」を提供しています。パソコンだけでなく、タブレット端末やスマートフォンからでもウェブブラウザを使ってPDFファイル文書への捺印や回覧を簡単に行うことができます。
さらに今回のような非常事態のもとでの事業継続対策として印鑑数の上限をなくし、会社印などの全ての電子印鑑を無償で提供しています。

―「パソコン決裁Cloud」とは?

電子印鑑サービス「パソコン決裁Cloud」は、稟議申請書、見積・請求書、届出書、注文・注文請書等の捺印・回覧を全て電子化したオールインワン型のクラウド電子決裁サービスです。
「パソコン決裁Cloud」では、大事な印鑑類を金庫や引き出しなどから取り出したりする事なく、ご利用のパソコン・タブレット端末・スマートフォンのウェブブラウザ上で捺印・回覧することができます。

【電子印鑑】
角印やサインなど、お印はなんでもすぐに作成・利用できます。また現在ご利用中の印鑑をそのまま電子化します。

【捺印】
タブレット端末やスマートフォンに対応しており、いつでもどこでも捺印が可能です。また捺印履歴が残るため、安心して利用できます。

【文書回覧】
宛先を指定し、メールで閲覧できるサービスで、回覧状況の確認や承認もオンラインで行えます。また社外のユーザーも登録なしで利用することができます。

―サービスに関する詳細

▽サービスの機能に関しては、以下の機能表をご覧ください。▽

▽製品情報に関しては以下のページをご確認ください。▽
https://dstmp.shachihata.co.jp/

▽商品に関する消費者の方のお問い合わせは以下のお客様相談室へお願い致します。▽
シヤチハタお客様相談室 TEL:052-523-6935

<会社概要>
社  名   シヤチハタ株式会社*
本  社      愛知県名古屋市西区天塚町4-69
代 表 者   代表取締役社長 舟橋 正剛
(*社名表記は「シャチハタ」ではなく「シヤチハタ」です。)

 

4. 一生無料の電子契約サービス「e-sign」

ここからは上記のサービスに加え、さらにテレワークの導入をサポートする電子契約サービスをご紹介します。

―一生無料の“いい”サイン、「e-sign」とは?

e-signは完全無料でいつでも場所を選ばず、誰でも利用することができる電子契約プラットフォームで、法人・個人を問わず契約数や期間の制限もありません。

株式会社blockhiveが拠点を置くエストニアは、電子国家とも言われる北欧の小さな国です。 エストニアでは、e-ID(エストニア版マイナンバー)と連携した電子契約プラットフォームが全国に普及しており、いつでもどこでも電子契約を完全無料で結ぶことができます。いまや電子契約はインフラとして日常的に使用されており、エストニア人に欠かせないツールとなっています。

 

―たった3ステップで、簡単に電子契約が実現

e-signでは近々公開予定のデジタル身分証アプリxID(クロスID)を使って、たったの3ステップでスマートフォンから電子署名を行うことができます。

①デジタルIDアプリでログイン
まずはデジタル身分証アプリxID(クロスID)を使ってログインします。
②契約書をアップロード
作成した契約書(.pdfや.docxなどのドキュメント形式)をe-signにアップロードし、相手方のメールアドレスを入力します。署名者の他に閲覧者を設定することも可能です。
③電子署名をして契約者に送信
xIDアプリでPINコードを入力すると電子署名が完結します(ここではTouch IDやFace ID等の生体認証も利用可能です)。相手の電子署名が完了すると即時にメールで通知されます。

 

―なりすまし防止機能

電子契約が普及しはじめた現代においても、取引先の決裁者が本当に電子署名したのかどうか確実に担保できないという課題は多く残っています。

しかしe-signではマイナンバーを用いたデジタル身分証アプリ「xID」を用いてユーザーの本人性を担保できるので、なりすまし被害にあう心配はありません。
マイナンバーカードをスマートフォンにタッチするだけで簡単に本人認証ができるので、時間もかからずセキュリティ面でも安心して利用できます。
マイナンバーカードを持っていない場合でも、契約書の送付や署名、書類のアップロード等基本的な機能を活用することができます。

なお、e-signは4月下旬にリリースされる予定です。

▽事前登録リンクはこちら▽
https://esign.ee/

▽お問い合わせはこちら▽
https://share.hsforms.com/1wmVqqfhpQe6bDcqShHYI2g3sbwl

<会社概要>
社   名   株式会社blockhive
代 表 者    代表取締役 日下光
所 在 地    東京都千代田区永田町2-14-3 東急不動産赤坂ビル6F
ホームページ https://blockhive.ee/
提供サービス一覧  https://blockhive.ee/services

 

5. まとめ

今回は、政府からコロナウイルスの感染防止対策として奨励されているテレワークの導入をサポートするサービスを紹介してきました。

紙の書類の処理や印鑑の必要性から「テレワークをまだ導入できていない」、「導入はできているけれども完全なリモート化は難しい」と悩まれている経営者の方も多いと思います。

今回の非常事態を機に、社員の安全とスムーズな業務遂行、会社の効率的な運営を目指してこのようなサービスを利用してみてはいかがでしょうか。

 

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