スケジュール管理に困る経営者必見!!新たな時間管理法「タイムボクシング」とは?

スケジュール管理に困る経営者必見!!新たな時間管理法「タイムボクシング」とは?

生産性の急激な向上は、毎日複数のタスクに追われる経営者にとってあこがれの1つです。しかし、真の生産性を理解している経営者はいるのでしょうか。

「イシューから始めよ」のうたい文句で、一躍有名となったビジネス本『Issue Driven』の著者安宅和人氏によると生産性とは以下のような式で表せるそうです。

生産性=アウトプット÷インプット=成果÷投下した時間・労力

 

皆さんはこれを見て

 

「昨日徹夜したんです!」

「この書類を作るのに1週間没頭していたんだよ!」

 

と胸を張っている部下や過去の自分に何と応えますか?

はたまた、時間をかけることすらせずに、なかなか決めたことに取り組めない人もいるでしょう。この記事を見ている人の何人が1月1日に決めた「今年の抱負」をおぼえているのでしょう?

そこで今回は、

 

「タスクの達成に時間がかかってしまう...」

「決めたことに中々取り組めない...」

 

という方必見のタイムマネジメント法である、「タイムボクシング」をご紹介します。

 

 

「タイムボクシグ」とは

ToDoリスト、スケジューリング管理、タイムマネジメントなどなど、タスクを管理し生産性を上げるための言葉はたくさんありますが、その中でもタイムボクシングは恐らく皆さんが最も聞きなれない言葉でしょう。

タイムボクシングは別名「タイムブロッキング」といわれる、スケジュールとタスクの両方を管理する方法です。

あらかじめ用意したToDoリストの中からタスクを選択し、一日のスケジュールの中にタイムリミットを決めてboxする(箱に入れる)ような感覚でスケジューリングをします。

海外のビジネス界隈ではかなり浸透している手法であり、ビルゲイツ氏や「ディープワーク」という考えを世に広めたことで有名なカル・ニューポート氏も実践している手法です。

他にも、テスラ社とスペースX社の2社のCEOをこなすことで有名な、イーロンマスク氏も毎日の習慣としてタイムボクシングを取り入れています。イーロンマスク氏の習慣については以下の記事で紹介しているので、ぜひご覧ください。

2つの世界的企業でCEO!?世界一マルチタスキングな男「イーロン・マスク」の習慣とは

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―タイムボクシングの種類

タイムボクシングには大きく分けて2つ種類があります。1つ目は、ソフト・タイムボックスです。ソフト・タイムボックスの手法では、タスクに費やす時間を実際に越えたとしてもあまり気にせずに柔軟に対応します。2つ目は、ハード・タイムボックスです。ハード・タイムボックスに沿ってタイムボクシングをするときは、タイムリミットが何よりも優先です。その場でタスクが完了していなくても、必ず手を止めて次のボックスに移行します。

この2種類のどちらを使うかは、その人の性格や職種によって異なる場合があるため、今回はどちらに偏ることもないようにしながら説明していきます。

 

 

タイムボクシング手順

それでは、実際にタイムボクシングに取り掛かる上で必要となる手順を見ていくことにしましょう。

 

―スケジューリング

タイムボクシングは、スケジューリングから始まります。スケジューリングは人にもよりますが、1日の初めに行うことがほとんどです。ただ、毎日決まった時間に必ず同じことをする場合や、大まかな1週間の流れを把握している場合は週の初めに取り組むのもOKですが、毎朝1日の予習をすることは習慣にしてしまいましょう。

まずは、あなたの手帳やToDoリストを開いてください。その中で、緊急度の高さや重要度を目安に優先順位を付けて見ましょう。その際に、上位に来たものから順に、タスクを達成するために必要なおおよその時間を書いてください。

その次に、そのタスクをスケジュール帳やアプリに入力していきましょう。スケジュール管理アプリとしては、Googleカレンダーがおすすめです。

入力する際には、なるべくそのタスクが具体的かつ分かりやすいようになるよう心がけましょう。例えば、プレゼンを作成するのであれば、スライドをデザインするのか、あるいはリサーチをするのか誰が見ても一目でタスクの内容が分かるようにしておきましょう。このようにすることで、タスクの目指すべきゴールがはっきりします。

そして、タイムボクシングの醍醐味である「タイムリミットの設定」です。入力したタスクを何分または何時間で完了させる、あるいはゴールとして決めたところまで到達しなければいけないか決めます。

初めは、各タスクに何分かかるか全くわからないという方もいるかもしれないので、その場合にはあらかじめ一度自分のタスク完了までにかかる時間を測定しておくことをお勧めします。何より、無理な時間設定は禁物です。

もちろんタスクだけではなく、昼食や昼休憩などにもタイムボクシングを適用しても構いません。慣れてくれば、1日の全てをタイムボクシングで管理しても問題はないでしょう。

 

―実行

では実際に行動に移します。決めた時間の5分前にアラームを設定しておくなどして、出遅れないように気を付けましょう。

時間が来たら、なるべく邪魔が入らない環境に身を置くことに徹してください。タイムボクシング最大の敵は、外部からの刺激です。

経営者の方々の多くは、自身のオフィスルームがあるかと思うので、部屋密室状態にして他者から取り込み中であると分かるようにしておきましょう。個室のオフィスがない場合は、会議の無い時間帯に会議室を使うという手もありです。

続いて、携帯やPCの通知をOFFにしましょう。緊急の連絡は電話でお願いするなど、前持った対策も必要かもしれません。

そして、タイムリミットの時間にアラームをセットしておくことをお勧めします。時計をおいておくと、時間にばかり気が採られてしまいゾーンに入ることが困難になってしまいます。アラームをセットしておけば、タイムリミットまで時計を見る必要はなくなるでしょう。

そして時間来たら、素直に作業の手を止めるか、切りの良いところまで進めてしまうかして、次のタイムボックスに向けて準備をしましょう。

 

―確認

ここで、自身のタイムボクシングを確認する作業に移ります。人にもよりますが簡単に以下のような振り返りをしましょう。

時間とタスクの量のバランスはどうだったか?

時間が足りなかったのは設定が厳しすぎたからなのか、作業効率が悪かったからなのか?

効率が悪かったのであれば次回はどのような対策が取られるだろうか?

などなど、次同じタスクに取り掛かるときにより生産性の高い取り組みができるよう心がけましょう。

加えて、自分以外の要因によってタスクが時間通りにこなせないこともあるでしょう。緊急でミーティングやお得意先への対応が入ることは経営者の皆様であればいつものことでしょう。その場合も、後で改善や、穴埋めができるように記録しておきましょう。

 

―改善

そして最後に改善です。確認の場面で見られた改善ポイントや分析を基に、タスクと時間設定を決めるようにしましょう。

また、外部の要因や自身の見込み違いでタスクが完了しなかった場合は、残りのタスクを完了させる日時を先に決めてしまいましょう。これを後々にしてしまうと、以前までのスケジューリングと何ら変わらなくなってしまいます。

 

タイムボクシングのメリット

このようにしてタイムボクシングに取り組んでいくのですが、では一体何を根拠にタイムボクシングが毎日忙しい経営者のためになると言えるのでしょうか。

 

―パーキンソンの法則

一つは、パーキンソンの法則(Parkinson’s law)と呼ばれる考えに拠るものです。パーキンソンの法則とは簡単に言うと、「人は期限が伸びれば伸びるほどやるべきことの完了を遅らせる」という考え方です。

例えて言うと、火への対処と同じようなものです。今目の前に、手のひらより小さな炎があります。そのままでは、大して危険がないので人々は注意を払いません。しかし時間が経つにつれ、炎は段々と燃え上がっていき、遂には体と同じサイズになってしまいました。するとどうでしょう。人々は、炎を消すことを何よりも優先に考え、一生懸命になります。

タスクも同じです。期限が先になればなるほど、心の中での優先度は下がりますが、デッドラインが近くなってくると手を付け始めるようになるのです。夏休みの宿題で同じ思いをした方も多くいらっしゃることでしょう。

そうして、タスクの完了を先延ばしにすることを、タイムボクシングは防ぎます。なぜなら、終わらせるべきタイムリミットを決めて取り組むからです。

 

―自己投資

ここまでタスクの完了を中心に説明してきましたが、自己投資にも大いに効果を発揮します。

1年の抱負では、タスクなどの具体的な取り組みではなく、より抽象的かつ自己投資に繋がるような目標が立てられます。しかし、我々がそのような抱負をすぐに忘れてしまうのはなぜでしょうか。それは、やる「時」を決めないからです。

締め切りのあるタスクは、必ず達成するべき期限があります。一方、個人の目標には期限を立てない人がほとんどです。そのため、実行に移すタイミングを先に先にずらしてしまい、結局やらずじまいになってしまうのです。

タイムボクシングでは、タスク管理と共にスケジューリングをしてしまうため、自己投資を効率よく継続できます。

 

 

タイムボクシングまとめ

タイムボクシングは、いま世界の経営者が取り組むタスク管理の最先端の手法です。世界レベルの生産性を手に入れるために、皆さんも是非始めてみましょう。

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